Слон по кусочкам
Как разбить большое дело на шаги,
с которых легко начать
Большое расплывчатое дело проще начать, если разрезать его на маленькие шаги. Сначала запишите само дело, потом — шаги к нему. Каждый шаг начинается с глагола, описывает результат и занимает не больше 20 минут. Первый шаг отметьте в плане особо.
Шаги
Подсказка: если шаг не помещается в 20 минут, разрежьте его ещё. Правило «достаточно хорошо»: первый вариант готов на 80% и его уже можно показать.
Что значит «съесть слона по кусочкам»
Фраза «Как съесть слона? По кусочку» знакома многим. Слоном мы называем дело, которое кажется слишком большим, чтобы с него начать: годовой отчёт, переезд, ремонт, диплом, смена работы. Пока такое дело лежит в голове целиком, оно давит. Хочется то ли всё бросить, то ли сначала навести порядок в почте.
Причина не в лени. Размытое дело не даёт мозгу ответа на простой вопрос: что мне делать прямо сейчас? Пока ответа нет, любое другое занятие кажется проще. Когда дело разрезано на шаги, ответ появляется: вот первый шаг, он занимает двадцать минут.
Упражнение выше помогает сделать это за несколько минут. Вы записываете слона, разбиваете его на шаги и получаете план, который можно сохранить картинкой.
Как разрезать дело на шаги
Каждый шаг начинается с глагола
Формулировка «отчёт» ничего не говорит о действии. Формулировка «найти шаблон отчёта» говорит. Глагол подсказывает, что именно делать: найти, позвонить, написать, выбрать, измерить, записать.
Каждый шаг описывает результат
Хороший шаг можно закончить и поставить галочку. «Подумать о структуре» закончить сложно, потому что неясно, когда мысль готова. «Набросать оглавление из пяти пунктов» закончить легко: пять пунктов есть, шаг сделан.
Каждый шаг занимает не больше 20 минут
Двадцать минут достаточно мало, чтобы не возникало сопротивления, и достаточно много, чтобы увидеть результат. Если шаг не помещается в это время, разрежьте его ещё. Например, вместо «собрать данные для отчёта» запишите «выгрузить цифры за первый квартал» и «выгрузить цифры за второй».
Первый шаг отмечается особо
В плане первый шаг выделен. Это то, с чего вы начинаете сегодня. Его задача сдвинуть вас с места. Следующие шаги подождут.
Пример: годовой отчёт
Слон: подготовить годовой отчёт.
Шаги могут быть такими:
- Найти шаблон отчёта (10 минут, доступ к архиву).
- Составить список разделов (15 минут).
- Выписать, какие цифры нужны для каждого раздела (20 минут).
- Запросить недостающие данные у коллег (10 минут).
- Написать черновик первого раздела (20 минут).
Первый шаг очень маленький, и это хорошо. Найти шаблон проще, чем «начать отчёт», а когда он найден, вы уже внутри дела.
Что делать, если шаги не получаются
- Не знаете, с чего начать. Сделайте первым шагом «уточнить, что именно нужно»: позвонить, написать или найти пример.
- Шаг получился слишком большим. Спросите себя, что можно сделать за двадцать минут. Оставьте только это.
- Не хватает информации. Запишите шаг «выяснить» и поставьте его в начало.
- Сопротивление остаётся. Уменьшайте шаг, пока он не покажется почти смешным: «открыть файл», «положить рулетку на стол».
Ответы на частые вопросы
Сколько шагов нужно записывать?
Обычно от трёх до десяти. Если получилось больше, возможно, у вас несколько слонов, и их лучше разделить.
Почему именно 20 минут?
Это ориентир, а не закон. Главное, чтобы шаг был таким, с которым вы не будете спорить с собой. Для кого-то это 15 минут, для кого-то 30.
Что делать с шагами, которые зависят от других людей?
Запишите их как отдельные шаги: «отправить запрос», «получить ответ». В графе «Что нужно» укажите, кто должен участвовать.
Подойдёт ли упражнение для личных дел?
Да. Оно работает для любых больших задач: переезда, ремонта, учёбы, подготовки к отпуску.
Помогает ли упражнение, если я постоянно откладываю?
Оно снижает порог входа, но причины откладывания бывают разными: усталость, перфекционизм, страх оценки. Если откладывание мешает жить, стоит обсудить это со специалистом.
Что попробовать дальше
Если шагов получилось много и непонятно, в каком порядке их делать, попробуйте «Матрицу Эйзенхауэра»: она поможет расставить приоритеты. А «Банка с камнями» покажет, как поместить большие и мелкие дела в одну неделю.
