Время — наш важнейший ресурс. Для менеджеров и руководителей мы собрали идеи, которые помогут вам достичь целей быстрее и сэкономить силы.
Совещания не должны съедать ваше время
Встречаться с сотрудниками нужно, но часто такие встречи затягиваются. Хотя многие руководители любят проводить ранние «летучки», лучшее время для проведения общего собрания — в последний час рабочего дня. День не разбит, все решили важные рабочие вопросы, а у участников будет дополнительный стимул решить вопросы оперативно.
Если вам нужно провести быстрое эффективное совещание, проведите его… стоя. Участники точно не заснут, а мозговые штурмы в таком режиме приносят много идей.
Используйте ожидание в своих целях
Согласно исследованиям, на ожидание приходится около 20% нашего времени. Мы ждём в пробках, ждём, когда начнётся встреча, ждём в очередях. Используйте время ожидания эффективно. Есть задачи, которыми жалко заниматься в другое время — почистить смартфон от ненужной информации, отсортировать информацию, обновить контакты, посчитать расходы, внести данные. Запишите на носитель аудиокниги, скачайте в электронном виде книги, которые давно хотели прочитать, скачайте лекции и мастер-классы по нужной теме и открывайте их сразу же, как только вам приходится ждать чего-то.
Но: если вы сами собираете собрание, не ждите опоздавших, так участники привыкнут, что ваши собрания начинаются вовремя.
Цель определяете вы, и следите за ней тоже вы
В процессе нашей деятельности всё мешает нам двигаться к цели. Именно потому, что у других людей-цели свои. Например, ваша задача — чтобы отдел выполнил план. Задача вашего сотрудника — уйти с работы ровно в 6. Задача коммивояжёра на пороге вашего кабинета — продать вам свой продукт. Задача вашего коллеги — поделиться с вами своей тяжёлой жизненной ситуацией. Вам особенно важно не упускать из вида свою главную цель и не позволять никому отклонить вас с курса. Учитесь говорить «нет» тому, что отдаляет вас от цели.
Готовьте письменную повестку на совещания, сверяйтесь регулярно с вашим планом на день. Хороший вопрос, который вы можете задавать себе: «Что я в данную минуту делаю? А приближает ли это меня к моим целям?»
Не берите на себя чужих «обезьян»
Менеджер иногда сам не замечает, как начинает выполнять задачи и обязанности своих подчинённых. Это называется «брать на себя чужих обезьян». Не успели оглянуться — вы уже и звоните по телефонам, составляете отчёт и сами едете на встречу. А в это время стоят другие важные дела. Не берите на себя то, что можно и нужно поручить другим.
Попробуйте метод «чистого стола»
Если ваш стол завален бумагами, из ушей идёт пар, а ваши подчинённые чувствуют себя расслабленно, значит, с вашим руководством что-то не так.
Поставьте себе задачу избавиться от всех бумаг на своём столе и в своём кабинете. Переведите все в электронный вид и поставьте ключевые слова, так, чтобы любой документ можно было найти. Для этого просто нужно правильно назвать файлы и заметки, тогда вы найдёте их и через 10 лет по поиску. Используйте программы, например, Evernote и Google-календарь.
Старайтесь не задерживать у себя задачи, играйте в своеобразный «футбол» — любая задача должна отправляться подчинённому (фрилансеру, подрядчику), который может её выполнить. «Мяч» всегда должен находиться на другой стороне. Но делайте это обдуманно. Грамотный руководитель ставит задачу только тому, кто может её выполнить и получить нужный нам результат.
